Akcje korekcyjno-zapobiegawcze, reklamacje, Kaizen

Akcje korekcyjne i zapobiegawcze, reklamacje, niezgodności, obserwacje, działania naprawcze, obieg zadań, raporty, zarządzanie dokumentami, kaizen i inne zagadnienia w systemie wspierającym zarządzanie jakością.

W dobie gospodarki rynkowej zarządzanie firmą wymaga od menadżera szerokiej wiedzy na temat zarówno problemów wewnątrz organizacji (niezgodności, obserwacje, pomysły) jak i interakcji organizacji z otoczeniem (reklamacje). Organizacja generuje z natury swej zarówno problemy jak i pomysły na ich rozwiązanie. Aby zarząd organizacji miał wgląd w problemy i pomysły pracowników, konieczny jest system ewidencjonowania zdarzeń i oceny zgłoszonych reklamacji. Właściwe informacje to trafne decyzje. To wszystko pozytywnie wpływa na zapewnienie wysokiej jakości produktów i usług.
Moduł AKZ powstał, aby umożliwić monitorowanie problemów i pomysłów w organizacji używając nowoczesnych metod rozwiązywania problemów. Każde z w/w zdarzeń powinno być odnotowane w systemie, ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za podjecie działań w temacie. Następnie przeprowadza się analizę problemu, wdraża rozwiązanie i ocenia jakość tego rozwiązania. W przypadku negatywnej oceny należy zdarzenie powtórnie rozpatrzyć. W systemie tworzy się bazę zdarzeń i rozwiązań. Do reklamacji i niezgodności można "dopiąć" wagę FMEA. Na podstawie ilości wystąpień ( uwzględniając wagę FMEA) system automatycznie generuje diagram Pareto. Wykres ten ułatwia zarządowi dotarcie do tych 20% zdarzeń, które generują 80% problemów (w pierwszej kolejności "duże kamienie"). Wpływa to na efektywniejsze podnoszenie jakości.

Raporty pozwalają zidentyfikować powtarzające się problemy w celu określenia skutecznych działań korygujących lub zapobiegawczych. Nie powielanie standardowych błedów to jedna z dróg do podniesienia jakości.

KAIZEN - "Ciągłe doskonalenie procesów". Do wykorzystania w wszystkich jednostkach pragnących wykorzystać niesformalizowany potencjał twórczy zasobów ludzkich. Każdy pracownik ma możliwość anonimowego zgłoszenia pomysłów, uwag na poprawę funkcjonowania jednostki, usuwania wszelakich przeszkód i zbędnych kosztów w procesie biznesowym. Rozwiązanie to daje mozliwość pozbycia się uprzedzeń personalnych co do osoby zgłaszającej nowatorskie rozwiązanie. System daje możliwość oceny pomysłu przez zespół ekspertów a nie bezpośredniego przełożonego. Jeśli zaproponowane rozwiązanie przyniesie jednostce wymierne korzyści, wynagrodzenie pomysłodawcy mobilizuje do dalszej twórczej pracy.

Ważnym problemem występującym w przedsiębiorstwie są reklamacje. Zgodnie z normami powinny być prowadzone rejestry jaki towar, od kogo, z jaką usterką i jak została sprawa załatwiona. Program umożliwia zgłaszanie reklamacji na gotowych formularzach, wykorzystując biblioteki odbiorców, towarów, usterek, osób zgłaszających oraz odpowiedzialnych. Jest możliwość wprowadzenia kosztów reklamacji i raportowania, jakie usterki ile kosztują.

Każdy problem zgłoszony do modułu posiada swój status, dzięki czemu łatwo można zidentyfikować sprawy nie załatwione. Jest również prowadzona ewidencja czasu, w którym dana sprawa została rozpatrzona. Osoby odpowiedzialne za rozwiązanie danego problemu są automatycznie powiadamiane przez system.

Rozbudowane mechanizmy wyszukiwania pozwalają audytorom szybko dotrzeć do interesujących kwestii.

Wybrane funkcje i możliwości:

• Rejestrowanie reklamacji, niezgodności i pomysłów.
• Powiadamianie osób odpowiedzialnych i rejestracja wykonanych działań.
• Śledzenie stanu załatwiania konkretnych problemów.
• Pareto i FMEA problemów.
• Elektroniczna implementacja KAIZEN.
• Koło Deminga przy rozwiązywaniu problemów. Stworzenie bazy wiedzy występujących problemów i dotychczasowych sposobach ich rozwiązywania.
• Rozbudowane opcje raportowania.
• Sterowanie dostępem do danych.
• Uproszczony system rejestracji problemów ( biblioteki, gotowe formularze).
• Eliminacja rozproszonej lub nieokreślonej odpowiedzialności za działanie.
• Kontrola czasu rozwiązywania problemu.