ISOFT DMS ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI

Zarządzanie dokumentami

Elektroniczny obieg dokumentów

Isoft DMS ( Document Management System ) jako ważne ogniwo systemu wspomagania decyzji

W dobie powszechnego wykorzystania techniki komputerowej obalono mylne przekonanie że wdrożenie jakiegokolwiek systemu zarządzania jakością związane jest z produkowaniem ogromnej ilości dokumentacji. Co zrobić, by lepiej zarządzać zapisami i dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością? Na dzień dzisiejszy we wszelkich pracach biurowych możliwe jest wdrożenie sprawnie działającego systemu zarządzania jakością bez konieczności tworzenia i przechowywania papierowej dokumentacji. Norma ISO 9001:2000 nie nakazuje posiadania żadnych dokumentów w formie papierowej. Reasumując, norma nie reguluje w jakiej postaci dokumentacja ma powstawać i jak być przechowywana. Do tworzenia i przechowywania dokumentów najrozsądniej jest wykorzystać komputery. Zaoszczędzimy w takim obszarze jak : czas poświęcony odnajdywanie właściwego dokumentu i jego odpowiedniej wersji, na kopiowanie i dystrybucja dokumentów, papier, toner drukarki, miejsce magazynowania. Dodatkowo otrzymamy : spójność i płynność zarządzania dokumentacją oraz znacząco poprawimy efektywność nadzorowania i monitorowania zapisów. Naturalną konsekwencją takiego podejścia do dokumentacji jest wdrożony elektroniczny obieg dokumentów (DMS - Documents Management System).

Elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie dokumentacją to bezpieczna baza wiedzy, która nie znika wraz z odejściem pracownika

Odpowiedzią na te i inne potrzeby jest elektroniczny innowacyjny program Isoft QMS firmy TRY.
Elektroniczny system wspomagający nowoczesne zarządzanie jednostką poprzez sprawne zarządzanie dokumentami, ciągłe doskonalenie jakości i procesów biznesowych zachodzących w jednostce (w firmie, w organizacji). Komputerowy system Isoft DMS to oprogramowanie przeznaczone dla jednostek z każdej branży, którym zależy na stałym podnoszeniu efektywności i jakości.

ISOFT DMS Document Management System to innowacyjne rozwiązanie wspomagające nowoczesne zarządzanie organizacją poprzez zarządzanie dokumentacją (wszelką dokumentacją nie tylko jakościową i techniczną), elektroniczny obieg dokumentów w firmie, ciągłe doskonalenie jakości i procesów biznesowych zachodzących w organizacji z wykorzystaniem synergii pracy grupowej.

Moduł - zarządzanie dokumentacją i projektami - został stworzony do zarządzania całością dokumentacji powstającej w organizacji. Dotarcie do aktualnej elektronicznej wersji danego dokumentu często bywa czasochłonne, szczególnie wtedy gdy dokument powstaje w szerokim zespole pracowników i jest powielony na różnych komputerach. Program współpracuje z modułem zarządzania dokumentacją.

Wprowadzenie elektronicznego nadzorowania całości dokumentacji zgodnie z normami jakości ISO zapewnia poza przejrzystością, łatwiejsze sprawowanie nadzoru nad dokumentacją i zapisami, wyeliminowanie papierowych dokumentów, mniejsza "biurokracja", szybszy dostęp do wymaganych informacji, znaczne ułatwienie i przyspieszenie czynności związanych z utrzymywaniem systemu, widoczne zwłaszcza w odciążeniu w obowiązkach Przedstawiciela Kierownictwa ds. ZSJ, sprawny i bezpieczny sposób gromadzenia danych, integrację w jednym module, łatwe kontrolowanie kolejnych wersji, prostą archiwizację, dodatkowe zabezpieczenia i kompresję, bezproblemowe dotarcie do wersji nadzorowanej danego dokumentu, i co najistotniejsze daje całkowitą pewność, że dokument opracowywany równocześnie przez kilka osób zawiera wszystkie naniesione poprawki.

System ISOFT umożliwia tworzenie i obsługę dokumentów we wszystkich formatach (np. Excel xls, Word doc, Open Office, AutoCad dwg, sld, pdf, txt i wszystkie innych aplikacji zainstalowanych na stacji), zarządzanie stanami tych dokumentów ( aktualny, nieaktualny, zatwierdzony, w modyfikacji itd.), kontrolę praw dostępu użytkowników do odpowiednich operacji na dokumencie.

System automatycznie kontroluje historię każdego dokumentu. Ewidencja ta stanowi chronologiczny zapis tego, kto, kiedy i jaką czynność wykonywał na danym dokumencie.

Dla efektywnego wykorzystania systemu stworzono elektroniczny obieg dokumentów. ISOFT umożliwia tworzenie procedur obiegu na bieżąco lub z wykorzystaniem stałych szablonów. Procedury zawierają istotne informacje : kto powinien dany dokument otrzymać i jaką czynność wykonać ( np. przeczytać, zatwierdzić itp.) Ponadto pozwalają monitorować, czy zadane czynności zostały wykonane przez adresatów w wymaganym terminie. Istnieje również możliwość grupowania dokumentów dotyczących danego zagadnienia ( załączniki - relacja wiele do wielu- ten sam dokument może być załącznikiem do kilku innych dokumentów). Istnieje możliwość korzystania z gotowych formularzy( przykładowa Księga HACCP i ISO dostępne w systemie) lub tworzyć własne wzory dokumentów. Po wypełnieniu i zaszeregowaniu można je zapisywać w odpowiedniej strukturze na dysku. Umożliwia to czytelny i łatwy dostęp do koniecznych danych.

Stworzono rozbudowany system praw dostępu, który umożliwia kontrolę tworzenia nowych dokumentów, modyfikację, rewizje itp. przez upoważnione do tego osoby. Oprogramowanie umożliwia generowanie wielu zestawień oraz zapewnia szybki dostęp do każdego dokumentu ( po nazwach, datach utworzenia, działach, których dotyczył, zagadnieniach itp.). Program prowadzi ewidencję ilości egzemplarzy danego dokumentu( ile egzemplarzy zostało wydrukowanych oraz ile zostało zniszczonych). Do systemu można wprowadzać dokumenty tworzone w Microsoft Office, AutoCad, OpenOffice, StarOffice i innych (zgodnie z zainstalowanymi aplikacjami). Program Isoft DMS zapewnia skanowanie dokumentów "papierowych" bezpośrednio do systemu w formacie PDF. Dokumenty zapisane w systemie nie są dostępne poza systemem.

Wybrane funkcje i możliwości:

• Znika problem dokumentu w różnych wersjach występującego na różnych komputerach. Łatwe ustalanie elektronicznego odpowiednika poszukiwanej wersji dokumentu.
• Szybkość przekazywania dokumentów (Ktoś tworzy, sprawdza, weryfikuje, zatwierdza) . Szybkość wyszukiwania potrzebnych dokumentów. Efektywna praca grupowa
• Przegląd historii dokumentu, (kto, kiedy i jaką operację wykonał). Eliminacja ryzyka użycia nie zatwierdzonego lub nie aktualnego dokumentu
• Prawa dostępu do dokumentu. Elektroniczny obieg dokumentów z uwzględnieniem kontroli terminowości działań wykonanych przez adresatów na danym dokumencie
• Obniżenie kosztów nadzoru nad dokumentacją
• Możliwość audytu całości zgromadzonej dokumentacji po działach i zagadnieniach
• Łatwość prowadzenia audytu. Automatyczna archiwizacja dokumentów nieaktualnych
• Skanowanie dokumentów papierowych do systemu w formacie PDF
• Możliwość importu do systemu dokumentów z innych aplikacji ( np. AutoCAD, Word, Excel itd.) Dostępne gotowe szablony dokumentów wymagane przez normy jakości
• Tworzenie własnych szablonów dokumentów
• Wyszukiwanie dokumentów po różnych parametrach ( Daty, status, typ, kategoria, nazwa, właściciel etc.)
• Automatyczne przesyłanie dokumentów do użytkowników systemu i na stanowiska pracy - ISO/TS 16949
• Przekazywanie autorstwa dokumentu.
• Automatyczna kompresja z hasłem wszystkich dokumentów.
• System obsługuje się w języku polskim lub angielskim.
• System współpracuje z Microsoft Office, OpenOffice, StarOffice, AutoCad i wieloma innymi aplikacjami.

Według obliczeń zwrotu z inwestycji w taki system przetwarzania można uzyskać do 2 EUR osczęsności na dokumencie.
System posiada więcej cech takich jak obsługa w języku polskim lub angielskim, zgodność z wymogami ISO / TS 16949, współpraca z róznymi aplikacjami jak Microsoft Office, OpenOffice, AutoCad itp., posiada dodatkowe zabezpieczenie przed awarią aplikacji, systemu operacyjnego i sprzętu oraz wiele innych cech i możliwości.