Aktualności

Jedną z metod rozwiązywania problemów jest metoda 5 WHY. Polega ona na zadawaniu pytania dlaczego cos wygląda tak a nie inaczej, aż do zrozumienia sedna problemu. Osoby zajmujące się jakością często korzystają z tej metody. W dalszej części krótkie opracowanie z wykorzystaniem tej metody.

I) Dlaczego ISO?

Głównym celem firmy jest przynoszenie zysku. W dobie gospodarki rynkowej cel ten jest realizowany na różne sposoby: zwiększenie wydajności, obniżenie kosztów, wprowadzanie nowych produktów, podnoszenie jakości wytwarzanych wyrobów. Przy dużej konkurencji ( rynki wschodnie z niskimi kosztami pracy) jednym z bardziej efektywnych sposobów na zwiększenie zysku jest podnoszenie jakości. Wedle danych 1 USD zainwestowany w jakość przynosi 4 USD zysku. Dlatego w ostatnim okresie wielu dyrektorów decyduje się na wprowadzenie w swoich jednostkach systemu zarządzania jakością ISO. System ten powstał w wysoko rozwiniętych gospodarkach ( USA, Japonia), nie po to, aby przysporzyć sobie kłopotów i stert papierów, ale przede wszystkim po to, aby uzyskać konkretne korzyści materialne ( oszczędności, przewagę nad konkurencją, atuty w przypadku spraw sądowych). Do tego, aby osiągnąć te cele, potrzebne są odpowiednie narzędzia.

Norma ISO dostarcza filozofii do realizacji w/w celów, natomiast oprogramowanie komputerowe pozwala na sprawne zarządzanie zgromadzonymi informacjami i dokumentami. Aby właściwie interpretować wyniki pomiarów, częstotliwość występowania niezgodności, jak również wykorzystywać inne dane zgromadzone w systemie jakości konieczne jest często posługiwanie się analizami statystycznymi ( Pareto FMEA, SPC). Prezentacje statystyczne tym bardziej są wiarygodne im więcej danych jest obrabianych. Ręczne obróbka danych jest czasochłonna i przy dużych ilościach danych narażona na powstawanie błędów. Z tego właśnie powodu korzystne jest stosowanie oprogramowania.

II) Dlaczego dokumenty?

W naszym kręgu kulturowym, istotne jest to, co jest napisane. Dotyczy to spraw w sądzie, umów i wielu innych rzeczy. Norma ISO wprowadza konieczność zapisów po to, aby zwiększyć odpowiedzialność osób pracujących w firmie. W jednej z firm, produkującej okna, po wprowadzeniu zeszytu, w którym brakarz wpisywał odbiór każdego okna z taśmy, ilość reklamacji zmalała o 80%. Teoretycznie miał więcej roboty: zamiast sprawdzać jakość, wpisywał, przez co wydłużał się czas pracy poświęcony na jeden element. W rzeczywistości jednak jego praca była o wiele bardziej efektywna. Aby wypełnianie dokumentów ISO miało sens powinna istnieć realna kontrola, tzn. osoba, która to robi powinna być przekonana, że kierownictwo w każdej chwili może zrewidować jej działanie ( audytor wewnętrzny, dyrektor). Sama świadomość takiej możliwości motywuje do lepszej pracy. Norma ISO wymaga utworzenia księgi jakości, prowadzenia kart niezgodności, opisania procedur do działalności firmy. Wszystkie te dokumenty są w formie pisemnej. Prawdopodobnie wiele procedur funkcjonowało w organizacji przed wprowadzeniem ISO. Wprowadzenie formy pisemnej jest po to, aby zmotywować personel jak i również po to, aby zapobiec sytuacjom typu: nie wiedziałem. Wprowadzenie jakiejkolwiek procedury wiąże się z uświadomieniem personelu o jego celowości, jak również wymagane jest pisemne potwierdzenie zapoznania z występującymi w nim zagadnieniami. Procedura ta ma na celu zwiększenie skuteczności wprowadzanej zmiany. Następny warunek ISO, to nadzór nad dokumentacją. Oprócz spraw formalnych (numeracje, ilość kopii itp.) zapewniających porządek, norma wprowadza obowiązek kontroli przez zarząd ( pojawienie się stanowiska TQM- manager). Personel powinien mieć świadomość, że osoba decyzyjna monitoruje jego pracę. Można dokumentację prowadzić w formie papierowej. Jednak w dobie komputerów o wiele bardziej celowe wydaje się prowadzenie tego w formie elektronicznej. Po pierwsze zapewnia ona lepszy dostęp do informacji ( z każdego komputera w firmie), umożliwia filtrowanie dokumentacji przez różne kryteria (oszczędność czasu) - kto z dyrekcji ma czas i ochotę na wyszukiwanie tego typu dokumentacji na oddziałach. Po drugie nie wymaga segregatorów, półek, pomieszczeń. Oszczędza czas i pieniądze, a są to rzeczy zazwyczaj deficytowe. Prowadzenie dokumentacji w systemie komputerowym umożliwia korzystanie z szablonów dokumentów. Takie rozwiązanie ujednolica dokumentację jak również zapobiega dublowaniu pracy.

II) Dlaczego akcje korekcyjno-zapobiegawcze?

W każdej instytucji począwszy od gospodarstwa domowego a na Pentagonie skończywszy zdarzają się awarie i sytuacje nieprzewidziane. Całkowite wyeliminowanie tych problemów jest nie możliwe. Możliwe i celowe jest ich ograniczanie jak również opanowanie w miarę krótkim czasie. Pareto mówi, że 20% awarii i niezgodności najbardziej istotnych przekłada się na 80% niezgodności i reklamacji. Logicznym jest wyszukanie i zlikwidowanie tych właśnie 20% rzeczy istotnych. Norma ISO wprowadza obowiązek monitorowania i spisywania sytuacji awaryjnych właśnie w takim celu. Idzie nawet dalej: zaleca wprowadzanie pewnych działań przed faktem: akcje prewencyjne (lepiej jest coś konserwować niż naprawiać). Aby wprowadzane zmiany przyniosły oczekiwany efekt, konieczne jest zachowanie następujących kroków:

1. Zgłoszenie problemu ( co oraz osoba zgłaszająca)
2. Analiza problemu (osoba odpowiedzialna)
3. Wdrożenie (osoba odpowiedzialna)
4. Ocena

Prowadzenie ewidencji umożliwia wyselekcjonowanie rzeczy istotnych jak również zapobiega "wielokrotnemu wchodzeniu do tej samej wody". W firmie wiele problemów powtarza się. Dokładne przeanalizowanie i rozwiązanie poprawia jakość organizacji. Oszczędza czas i pieniądze. Stanowi również bazę rozwiązań dla zdarzeń, które dopiero zaistnieją. Aby w pełni wykorzystać wprowadzany przez normę porządek konieczne jest właściwe i przejrzyste prowadzenie takiej dokumentacji. Baza niezgodności opracowanych, wdrożonych i ocenionych pozytywnie powinna być dostępna w organizacji. Koniecznym również jest monitorowanie częstotliwości oraz jakość rozwiązywania problemów. Większa częstotliwość występowania zazwyczaj sugeruje błąd w podejściu do problemu. W takiej sytuacji konieczne jest ponowne rozważenie problemu i zmiana sposobu rozwiązania. Ewidencja taka jest również cenna z punktu widzenia zarządu. Dostarcza informacji na temat problemów w całej organizacji. Pozwala również całemu personelowi bardziej świadomie i odpowiedzialnie podchodzić do swojej pracy. Ocena wprowadzonych działań przez zarząd motywuje do staranniejszego wykonywania zadań. Gospodarka rynkowa wymusza na firmach ustawiczne doskonalenie jakości. Nadzór nad niezgodnościami ma na celu eliminacje powtarzających się błędów. Aby łatwo kontrolować prowadzone działania, jak również udostępnić bazę, potrzeby jest system komputerowy wspomagający zarządzanie jakością.

IV) Dlaczego Szkolenia, nadzór zasobów ludzkich ?

Norma ISO nakłada obowiązek ustawicznego szkolenie i doskonalenia organizacji. Punktem wyjścia do tego stwierdzenia jest obserwacja życia. Jeżeli zrobimy założenie, że dany problem rozwiązuję najlepiej jak potrafię, to aby ulepszyć rozwiązanie powinienem podnieść swoje kwalifikacje. Norma nakłada obowiązek wprowadzenia wymogów stanowiskowych oraz planowania szkoleń. Dokładne zdefiniowanie wymagań ma na celu zapewnienie właściwej jakości pracy wykonywanej na danym stanowisku. Prowadzanie planów szkoleń ma na celu ukierunkowanie podnoszenia kwalifikacji na cele organizacji. Prowadzenie komputerowego planu szkoleń i wymagań stanowiskowych umożliwia bieżące monitorowanie braków. Oprócz tego pozwala na łatwe planowanie do "przodu".

V) Dlaczego nadzór nad zasobami?

Każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą posiada zasoby (urządzenia, przyrządy pomiarowe). Wychodząc z założenia, że lepiej jest konserwować niż naprawiać zasoby te wymagają odpowiedniego nadzoru. Oprócz tego mierniki wymagają kalibracji, aby uzyskane za ich pomocą pomiary były wiarygodne. Okresy przeglądów i kalibracji są ściśle określone przez odpowiednie normy, czy zalecenia producenta. Właściwy stan urządzeń zapewnia odpowiednią jakość wykonywanych przez nie działań. Norma ISO wprowadza obowiązek nadzoru nad zasobami. Polega to na stałym monitorowaniu ważności wymaganych przeglądów. Aby zminimalizować koszty obsługi zasobów korzystne prowadzenie "inteligentnej" ich ewidencji. Jeżeli np. w danej organizacji istnieje 30 wag laboratoryjnych, wymagających kalibracji raz w roku, korzystniejszym rozwiązaniem jest zaproszenie firmy kalibrującej do siebie i wynegocjowanie odpowiedniej ceny, niż wożenie każdej wagi osobno. Przydatnym rozwiązaniem jest również możliwość utworzenia raportu, np. z miesięcznym wyprzedzeniem, którym urządzeniom w danym okresie kończą się ważności certyfikatu. Zapobiega to używaniu urządzeń bez ważnych certyfikatów, jak również pozwala właściwie planować wykonanie tych czynności. Prowadzenie tego w systemie komputerowym znacznie ułatwia te zadania.

Strony poświęcone zagadnieniom jakości:

Strony poświecone metodom statystycznym w jakości: